Deskripsi Pekerjaan
Tentang Peran
Kami sedang mencari seorang Executive Assistant yang sangat terorganisir, proaktif, dan profesional untuk memberikan dukungan komprehensif kepada Direktur kami. Peran penting ini membutuhkan individu yang fasih berbahasa Mandarin, baik lisan maupun tulisan, untuk memfasilitasi komunikasi dan operasional bisnis dalam skala global.
Sebagai Executive Assistant, Anda akan menjadi titik kontak pertama dan tangan kanan Direktur, memastikan kelancaran jadwal, korespondensi, dan proyek. Anda akan bekerja dalam lingkungan yang dinamis, memerlukan kemampuan multitasking, inisiatif, dan tingkat kerahasiaan yang tinggi. Jika Anda seorang profesional yang detail-oriented, memiliki kemampuan komunikasi luar biasa, dan siap untuk berkontribusi pada kesuksesan organisasi, kami mengundang Anda untuk bergabung dengan tim kami.
Kesempatan ini ideal bagi individu yang ingin mengembangkan karir di bidang administrasi eksekutif dan bekerja di lingkungan multikultural. Lokasi penempatan di Surabaya, Jawa Timur.
Tanggung Jawab
- Mengelola jadwal, kalender, dan mengatur janji temu Direktur secara efisien.
- Mengkoordinasikan dan mengatur perjalanan bisnis, akomodasi, serta pengajuan reimbursement.
- Menjadi penghubung utama dan menangani korespondensi, panggilan telepon, serta email atas nama Direktur, termasuk komunikasi dalam Bahasa Mandarin.
- Menyiapkan dokumen, laporan, presentasi, dan materi rapat lainnya dengan akurasi dan ketepatan waktu.
- Membantu dalam riset, pengumpulan data, dan penyusunan informasi untuk kebutuhan strategis Direktur.
- Memastikan semua informasi dan dokumen tetap terorganisir dan mudah diakses, sambil menjaga kerahasiaan informasi sensitif.
- Menjalankan tugas-tugas administratif lainnya sesuai kebutuhan untuk mendukung operasional harian Direktur dan perusahaan.
Kualifikasi
- Pengalaman minimal 3-5 tahun sebagai Executive Assistant atau posisi serupa yang mendukung pimpinan senior.
- Fasih berbahasa Mandarin (lisan dan tulisan) adalah wajib, kemampuan berbahasa Inggris adalah nilai tambah.
- Pendidikan minimal Diploma atau Sarjana di bidang terkait (Administrasi Bisnis, Komunikasi, atau setara).
- Kemahiran tingkat tinggi dalam penggunaan Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Keterampilan organisasi dan manajemen waktu yang sangat baik, dengan kemampuan untuk memprioritaskan tugas dan bekerja di bawah tekanan.
- Sikap proaktif, profesionalisme tinggi, inisiatif, dan kemampuan untuk bekerja secara mandiri dengan pengawasan minimal.
- Kemampuan komunikasi interpersonal yang kuat, baik secara verbal maupun tertulis.
- Diskresi dan kemampuan untuk menangani informasi rahasia dengan integritas.