Deskripsi Pekerjaan
Indonesia Ocean Truck, sebuah perusahaan logistik terkemuka yang berkembang pesat di Jakarta, mencari individu yang proaktif, terorganisir, dan berdedikasi untuk bergabung sebagai Personal Assistant Eksekutif. Posisi ini berlokasi strategis di Jakarta Barat dan merupakan kesempatan emas bagi Anda yang ingin menjadi tulang punggung operasional dan administratif bagi pimpinan kami. Jika Anda memiliki kemampuan luar biasa dalam manajemen waktu, komunikasi, dan inisiatif, serta siap mendukung kesuksesan para pemimpin di lingkungan yang dinamis, inilah peran yang tepat untuk Anda.
Sebagai Personal Assistant Eksekutif, Anda akan menjadi titik sentral dalam memastikan kelancaran aktivitas harian pimpinan, mulai dari penjadwalan kompleks, pengaturan perjalanan, hingga pengelolaan korespondensi penting. Anda akan bekerja erat dengan eksekutif senior, memberikan dukungan strategis yang memungkinkan mereka fokus pada tujuan bisnis inti. Kami mencari seseorang yang tidak hanya mampu mengelola tugas-tugas administratif dengan presisi tinggi, tetapi juga mampu mengantisipasi kebutuhan, memecahkan masalah dengan cepat, dan menjaga kerahasiaan informasi penting.
Bergabunglah dengan tim kami di Indonesia Ocean Truck dan jadilah bagian dari lingkungan kerja yang kolaboratif, profesional, dan penuh tantangan. Kami menawarkan kesempatan untuk mengembangkan karier Anda dalam industri logistik yang vital, di mana kontribusi Anda akan sangat dihargai dan berdampak langsung pada efisiensi operasional perusahaan. Tunjukkan kemampuan Anda dalam memberikan dukungan eksekutif kelas dunia dan tumbuh bersama kami!
Tanggung Jawab
- Mengelola kalender, jadwal rapat, dan mengatur janji temu pimpinan dengan efisien dan tepat.
- Menyusun dan mengelola perjalanan bisnis, termasuk pemesanan tiket, akomodasi, dan transportasi.
- Menyiapkan dokumen, presentasi, laporan, dan korespondensi penting dengan akurasi tinggi.
- Bertindak sebagai penghubung utama antara pimpinan dan pihak internal maupun eksternal.
- Mengelola sistem filing fisik dan digital, memastikan semua informasi tersimpan dengan aman dan mudah diakses.
- Melakukan riset dan menyajikan ringkasan informasi yang relevan untuk mendukung pengambilan keputusan.
- Mengelola pengeluaran dan laporan keuangan pimpinan, memastikan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan.
- Menangani tugas-tugas administratif dan proyek-proyek khusus lainnya sesuai kebutuhan.
Kualifikasi
- Gelar Diploma atau Sarjana di bidang Administrasi Bisnis, Sekretaris, atau bidang terkait.
- Pengalaman minimal 3-5 tahun sebagai Personal Assistant, Executive Assistant, atau posisi serupa, diutamakan di industri logistik atau maritim.
- Kemampuan luar biasa dalam organisasi, manajemen waktu, dan multi-tasking.
- Keterampilan komunikasi interpersonal dan tertulis yang sangat baik dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.
- Mahir menggunakan Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) dan alat komunikasi digital lainnya.
- Inisiatif tinggi, proaktif, detail-oriented, dan mampu bekerja secara mandiri maupun dalam tim.
- Memiliki kemampuan untuk menjaga kerahasiaan informasi sensitif.
- Bersedia bekerja di Jakarta Barat dan memiliki fleksibilitas waktu jika diperlukan.