Deskripsi Pekerjaan
Bergabunglah dengan Indonesia Multi Colour Printing, perusahaan percetakan terkemuka yang inovatif, sebagai Sekretaris Eksekutif yang dinamis dan proaktif! Kami mencari seorang profesional yang sangat terorganisir untuk menjadi tulang punggung dukungan administratif bagi manajemen senior kami. Jika Anda memiliki kemampuan luar biasa dalam manajemen waktu, keahlian komunikasi yang kuat, dan perhatian detail yang tak tertandingi, inilah kesempatan Anda untuk bersinar.
Sebagai Sekretaris Eksekutif, Anda akan memainkan peran kunci dalam memastikan kelancaran operasional dan efisiensi komunikasi di lingkungan kerja yang serba cepat. Anda akan bertanggung jawab untuk mengelola jadwal yang kompleks, mengkoordinasikan perjalanan bisnis internasional, termasuk pengurusan dokumen penting seperti paspor, visa, dan APEC. Selain itu, Anda akan menjadi garda terdepan dalam penanganan korespondensi dan pengelolaan dokumentasi perusahaan yang bersifat rahasia. Peran ini membutuhkan inisiatif tinggi, kemampuan multitasking, dan dedikasi untuk menjaga kerahasiaan informasi.
Indonesia Multi Colour Printing menawarkan lingkungan kerja yang kolaboratif, di mana kontribusi Anda akan sangat dihargai dan diakui. Kami berkomitmen pada pertumbuhan karyawan dan menyediakan platform untuk pengembangan profesional. Jika Anda siap untuk tantangan baru, ingin berkontribusi pada kesuksesan tim yang dinamis, dan memiliki rekam jejak yang terbukti dalam memberikan dukungan administratif tingkat tinggi, kami mengundang Anda untuk melamar. Mari berkembang bersama kami di Tanah Abang, Jakarta Raya!
Tanggung Jawab
- Mengelola dan mengatur jadwal rapat, janji temu, serta agenda harian dan mingguan pimpinan secara efektif dan efisien.
- Mengkoordinasikan dan mengurus semua aspek perjalanan dinas, termasuk pemesanan tiket, akomodasi, transportasi, serta itinerary.
- Memproses dan mengurus dokumen perjalanan penting seperti paspor, visa, dan permohonan APEC untuk pimpinan dan staf terkait.
- Menyusun, mengetik, dan mengarsipkan surat-menyurat, memo, laporan, serta berbagai dokumen perusahaan lainnya dengan akurat dan rahasia.
- Menjaga sistem pengarsipan dokumen fisik dan digital agar selalu rapi, mudah diakses, dan aman sesuai standar perusahaan.
- Bertindak sebagai penghubung utama antara pimpinan dengan pihak internal dan eksternal, termasuk menyaring panggilan telepon dan email.
- Membantu dalam persiapan presentasi, materi rapat, dan laporan, memastikan semua informasi tersaji dengan jelas dan profesional.
- Mengelola persediaan kantor dan memastikan ketersediaan kebutuhan operasional pimpinan.
Kualifikasi
- Pendidikan minimal Diploma (D3) jurusan Sekretari, Administrasi Bisnis, atau bidang terkait.
- Pengalaman kerja minimal 3-5 tahun sebagai Sekretaris Eksekutif atau Personal Assistant, diutamakan di perusahaan multinasional atau manufaktur.
- Mahir menggunakan aplikasi Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) dan peralatan kantor modern lainnya.
- Memiliki kemampuan organisasi, manajemen waktu, dan multitasking yang sangat baik dengan perhatian terhadap detail.
- Teliti, proaktif, inisiatif tinggi, mampu bekerja secara mandiri maupun dalam tim dengan pengawasan minimal.
- Memiliki kemampuan komunikasi interpersonal dan tertulis yang efektif dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris (aktif).
- Memahami etika profesional dan mampu menjaga kerahasiaan informasi perusahaan dengan integritas tinggi.
- Mampu bekerja di bawah tekanan dan memenuhi tenggat waktu yang ketat.