Deskripsi Pekerjaan
Universitas Sains Indonesia sedang mencari sosok profesional yang berdedikasi dan memiliki kemampuan administrasi yang luar biasa untuk mengisi posisi Sekretaris Rektor. Dalam peran ini, Anda akan menjadi tangan kanan pimpinan dalam mengelola alur kerja operasional, komunikasi eksekutif, dan agenda strategis institusi.
Kami mencari individu yang tidak hanya cekatan dalam pengaturan jadwal, namun juga memiliki integritas tinggi, kemampuan komunikasi yang persuasif, serta pemahaman mendalam mengenai tata kelola lingkungan akademis. Bergabunglah bersama kami untuk berkontribusi langsung dalam pengembangan pendidikan yang unggul dan berkualitas bagi masa depan bangsa.
Jika Anda adalah seseorang yang terorganisir, detail-oriented, dan mampu bekerja dalam lingkungan yang dinamis dengan tingkat kerahasiaan tinggi, kami mengundang Anda untuk menjadi bagian dari tim eksklusif di kantor Rektorat Universitas Sains Indonesia.
Tanggung Jawab
- Mengelola dan mengatur jadwal kegiatan harian, mingguan, serta perjalanan dinas Rektor secara sistematis.
- Menyiapkan dokumen, laporan, dan bahan presentasi untuk keperluan rapat internal maupun eksternal.
- Bertindak sebagai narahubung utama antara kantor Rektorat dengan civitas akademika, tamu kehormatan, serta mitra eksternal.
- Menyusun notulensi rapat pimpinan secara akurat dan memastikan tindak lanjut (follow-up) dilakukan tepat waktu.
- Mengelola korespondensi surat-menyurat, baik fisik maupun elektronik, dengan menjaga prinsip kerahasiaan institusi.
- Melakukan koordinasi dengan unit kerja lain untuk mendukung kelancaran operasional pimpinan universitas.
- Memastikan kelengkapan administrasi dan kebutuhan operasional kantor Rektorat selalu terpenuhi dengan baik.
Kualifikasi
- Pendidikan minimal Sarjana (S1) dari berbagai jurusan, diutamakan Administrasi Perkantoran, Komunikasi, atau Sastra Inggris.
- Memiliki pengalaman minimal 2-3 tahun sebagai Sekretaris Eksekutif atau asisten pribadi pimpinan di institusi pendidikan atau korporasi.
- Memiliki kemampuan komunikasi yang sangat baik dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris (lisan dan tulisan).
- Mahir dalam mengoperasikan perangkat lunak perkantoran (Microsoft Office Suite, Google Workspace, atau alat kolaborasi digital).
- Memiliki kemampuan manajemen waktu, prioritas, dan pemecahan masalah yang tajam.
- Bersikap profesional, sopan, jujur, dan memiliki komitmen tinggi terhadap etika kerja.
- Mampu menjaga kerahasiaan data dan informasi sensitif institusi.